NL Arquivo | Arquivo investe no digital

A reprodução e difusão digital são os objetivos de uma área funcional do Arquivo Municipal de Setúbal, dinamizada por uma equipa específica cujo trabalho permite uma maior rapidez de acesso aos vários serviços municipais, resultando isto em ganhos substanciais de tempo e qualidade para todos


A transição dos registos em papel para o formato digital é um dos objetivos centrais do Arquivo, num processo dado como desmaterialização e que resulta em que a documentação fique mais acessível aos próprios serviços e, por conseguinte, ao público em geral, já que se consegue aceder diretamente aos processos que constam no vasto espólio documental municipal.

Isto contribui decisivamente para a modernização administrativa já que, até agora, o trabalho teria de ser feito de um modo mais tradicional, em que se teria de localizar o processo físico em papel e enviá-lo para o serviço requerente. Acrescia, ainda, o caminho de volta do processo para o arquivo, com o transporte e devolução do mesmo.

“A quantidade de horas e recursos humanos poupados ao se poder consultar diretamente o processo em suporte digital faz toda a diferença”, sublinha o responsável pelo Arquivo Municipal, Joaquim Moreira.

A digitalização dos documentos permite, igualmente, a eternização do documento, já que o mesmo deixa de ser manuseado e de sofrer riscos acrescidos de deterioração, ficando preservado para a posteridade.

O espólio digital do Arquivo Municipal está acessível em página de interenet própria do serviço, localizada nesta ligação, na qual, através de um motor de busca, se podem encontrar os mais diversos temas e assuntos que compõem e enriquecem a história local.

A equipa que atualmente se encarrega desta área específica, entre as várias que constituem o funcionamento do Arquivo Municipal de Setúbal, é composta por três elementos com especificidades próprias ao nível das suas funções.

Mário Costa realiza as digitalizações em modo “on demand”, ou seja, a pedido, produzindo documentos digitais, que, por vezes, podem ser tão antigos como do início do século passado. Tudo isto é feito com a cautela devida, especialmente porque os processos mais antigos apresentam uma maior deterioração.

Esta é uma função que Mário Costa considera gratificante, destacando “o primor no trabalho” como a sua característica profissional mais dominante.

Também integrado na produção digital, Nuno Graça procura as melhores soluções e otimização do que está alojado no sítio da internet do Arquivo, propondo caminhos mais eficazes para a transição digital.

Carlos Reis, um dos funcionários de maior antiguidade na Câmara Municipal de Setúbal, prestes a atingir as quatro décadas de serviço no quadro do município, acumulou competências que lhe permitem acompanhar os tempos associados ao digital, mas sem deixar de executar o trabalho mais tradicional de produção de fotocópias para satisfazer os pedidos dos serviços camarários.

Com esta equipa e com objetivos concretos traçados, cumprem-se as funções desta área de atuação do Arquivo na reprodução e difusão digital, num diversificado leque que abrange ainda outras áreas distintas nas quais se integram o Serviço Educativo, essencialmente dirigido à comunidade escolar local, a expedição e a receção de processos ou ao atendimento público para consulta documental.